Linee guida per la salute, la sicurezza e il benessere nell’utilizzo dei dispositivi elettronici

L’uso intensivo di computer e altri dispositivi elettronici rappresenta una componente fondamentale e imprescindibile del lavoro moderno all’interno di un’azienda. In questo contesto, l’impegno prioritario è garantire un ambiente di lavoro sicuro, sano e produttivo per tutti i dipendenti. Questa policy è stata sviluppata per formalizzare tale impegno, assicurando la piena conformità con le normative vigenti in materia di salute e sicurezza sul lavoro.

Lo scopo di questo articolo è fornire linee guida chiare e attuabili per prevenire i disturbi fisici più comuni associati all’uso dei videoterminali, come quelli muscolo-scheletrici e visivi. Inoltre, intende promuovere pratiche di lavoro sostenibili dal punto di vista ambientale e inclusive, assicurando che ogni dipendente possa operare nelle migliori condizioni possibili.

Le direttive contenute in questo articolo sono formulate in aderenza al quadro normativo italiano, con specifico riferimento al Decreto Legislativo 81/2008 (Testo Unico sulla Sicurezza sul Lavoro), che costituisce la base legale per la tutela della salute dei lavoratori.

Un corretto allestimento fisico della postazione di lavoro rappresenta il primo e più importante passo per la tutela della salute individuale e collettiva.

Ergonomia e allestimento della postazione di lavoro

L’adozione di principi ergonomici nell’allestimento della postazione di lavoro non è solo un adempimento normativo, ma un investimento strategico nel benessere e nell’efficienza del personale. Una postazione configurata correttamente riduce significativamente il rischio di sviluppare disturbi e patologie, diminuendo di conseguenza i tassi di assenteismo e aumentando la produttività e la concentrazione.

La seduta

Una postura corretta inizia da una seduta adeguata. La sedia da ufficio fornita deve possedere le seguenti caratteristiche essenziali e deve essere utilizzata come segue:

• altezza regolabile: la seduta deve essere regolata in altezza per adattarsi alla lunghezza delle gambe dell’utente, consentendo di appoggiare completamente i piedi a terra;
• schienale regolabile: lo schienale deve essere regolato per sostenere la colonna vertebrale. È fondamentale mantenere la schiena dritta e costantemente appoggiata allo schienale;
• braccioli: i braccioli devono essere utilizzati per appoggiare i gomiti, riducendo la tensione su spalle e collo;
• sedia girevole: è preferibile l’uso di una sedia girevole per evitare torsioni dannose del busto quando si devono raggiungere oggetti o rispondere al telefono;
• poggiapiedi: per i dipendenti con gambe corte, l’uso di un poggiapiedi è raccomandato per mantenere il corretto appoggio della schiena ed evitare di sedersi sul bordo della sedia;
• postura corretta: durante l’utilizzo del computer, è necessario evitare di accavallare le gambe, poiché tale posizione provoca una torsione dannosa della colonna vertebrale.

Illuminazione dell’ambiente

Un’illuminazione inadeguata è una delle principali cause di affaticamento visivo. Per garantire un comfort ottimale, è necessario gestire correttamente sia la luce naturale che quella artificiale:

• luce naturale: la postazione di lavoro dovrebbe essere posizionata in modo che la fonte di luce naturale (es. una finestra) si trovi idealmente alla sinistra dell’operatore. Le finestre devono essere dotate di tende regolabili per modulare l’intensità della luce ed evitare abbagliamenti e riflessi diretti sullo schermo;
• luce artificiale: l’illuminazione artificiale non deve mai colpire direttamente lo schermo. Deve essere posizionata preferibilmente a sinistra o essere diffusa uniformemente nell’ambiente per ridurre la formazione di ombre;
• verifica dei riflessi: un metodo semplice per verificare la correttezza dell’illuminazione consiste nell’osservare lo schermo a computer spento: se la propria immagine è riflessa, l’illuminazione è scorretta. In tal caso, è necessario inclinare il monitor o regolare le fonti luminose.

Posizionamento di tastiera e mouse

Il corretto posizionamento di tastiera e mouse previene l’insorgere di disturbi a polsi, braccia e spalle:

• tastiera: deve essere posizionata all’altezza dei gomiti, in modo che gli avambracci siano paralleli al pavimento. Durante la digitazione, le braccia devono pendere morbidamente dalle spalle. Si raccomanda di alzare i piedini retrattili posti sul fondo per migliorare l’inclinazione;
• poggiapolsi: sebbene non indispensabili, i poggiapolsi possono offrire comfort aggiuntivo. Sono da preferire i modelli in lattice;
• mouse: deve essere collocato vicino alla tastiera e alla stessa altezza, per evitare di dover allungare eccessivamente il braccio per raggiungerlo e utilizzarlo.

L’allestimento fisico della postazione è la base della prevenzione, ma deve essere integrato da abitudini comportamentali corrette, che sono essenziali per mantenere il benessere durante tutta la giornata lavorativa.

Pratiche di lavoro salutari e prevenzione dell’affaticamento

Oltre a una configurazione ergonomica della postazione, le abitudini personali adottate durante l’orario di lavoro sono determinanti per prevenire l’affaticamento generale, i disturbi della vista e i dolori muscolo-scheletrici. È responsabilità di ogni dipendente integrare le seguenti pratiche nella propria routine quotidiana.

• Gestione delle pause:
  • in conformità con il D.Lgs. 81/2008, è obbligatorio effettuare una pausa di 15 minuti ogni due ore di lavoro continuativo al videoterminale;
  • durante la pausa, è fondamentale non rimanere seduti utilizzando altri dispositivi (come lo smartphone). Si raccomanda di alzarsi, passeggiare e distogliere lo sguardo da qualsiasi schermo;
  • è consigliabile eseguire semplici esercizi di stiramento per collo, schiena, spalle e braccia per alleviare la tensione muscolare;
• prevenzione dell’affaticamento visivo:
  • è necessario distogliere lo sguardo dallo schermo ogni 10 minuti circa, focalizzando l’attenzione su oggetti posti a distanze diverse (ad esempio, osservando prima un oggetto vicino e poi uno lontano fuori dalla finestra);
  • si ricorda che, ai sensi del D.Lgs. 81/2008, il datore di lavoro ha l’obbligo di fornire controlli oculistici gratuiti e periodici a tutti i dipendenti che utilizzano videoterminali.

Queste pratiche di benessere individuale si inseriscono in un quadro più ampio di responsabilità aziendale, che si estende anche alla tutela dell’ambiente attraverso politiche di “Informatica Verde”.

Politica di sostenibilità ambientale (“Informatica Verde”)

La responsabilità aziendale si estende oltre la salute dei dipendenti per includere un impegno attivo nella tutela dell’ambiente. Il concetto di “Informatica Verde” (Green IT) si traduce in un insieme di pratiche volte a un uso consapevole dell’energia e a una corretta gestione dei rifiuti elettronici, contribuendo a ridurre l’impatto ambientale delle nostre attività operative.

Risparmio energetico

Tutti i dipendenti sono tenuti a seguire le seguenti direttive per minimizzare il consumo energetico dei dispositivi aziendali.

• Modalità di risparmio energetico:
  • sospensione: da utilizzare per pause brevi (es. una telefonata). Consente una rapida ripresa del lavoro;
  • ibernazione: da preferire per pause più lunghe. Questa modalità salva lo stato della sessione e spegne il computer, azzerando il consumo di corrente;
• impostazioni automatiche: i computer aziendali devono essere configurati per attivare automaticamente lo spegnimento dello schermo e la modalità di sospensione o ibernazione dopo un periodo di inattività predefinito dalla policy IT;
• dispositivi mobili: per notebook, tablet e smartphone, è obbligatorio impostare la luminosità automatica dello schermo e un tempo di spegnimento automatico breve (tra 30 e 60 secondi di inattività).

Gestione e riciclo dei rifiuti

Una gestione responsabile dei materiali di consumo e dei dispositivi a fine vita è un obbligo per tutti.

Materiale	Direttiva di gestione
Carta	Prima di stampare, valutare sempre se la versione elettronica è sufficiente. Per le bozze, utilizzare il retro dei fogli già stampati su un lato.
Cartucce e toner	Privilegiare servizi professionali per la ricarica, in particolare per i toner delle stampanti laser, al fine di evitare danni ai dispositivi.
Computer e dispositivi	Al termine del loro ciclo di vita, i dispositivi elettronici devono essere smaltiti secondo le regole della raccolta differenziata comunale e non devono mai essere gettati nei rifiuti generici.
Batterie	Data l’elevata tossicità dei loro componenti, le batterie esaurite devono essere smaltite seguendo le procedure di raccolta differenziata dedicate.

Si incoraggia inoltre la valutazione di donare dispositivi non più all’avanguardia ma ancora funzionanti a enti di beneficenza e organizzazioni no-profit, promuovendo un’economia circolare.

La nostra responsabilità include anche l’impegno a rendere la tecnologia uno strumento di inclusione, garantendo l’accessibilità a tutti i dipendenti.

Accessibilità e strumenti di supporto

L’azienda si impegna a garantire che la tecnologia sia pienamente accessibile a tutti i dipendenti, inclusi coloro con limitazioni fisiche temporanee o permanenti. Promuovere un ambiente di lavoro inclusivo significa fornire gli strumenti necessari affinché chiunque possa contribuire al meglio delle proprie capacità. I sistemi operativi e le applicazioni moderne offrono diverse funzionalità di supporto integrate.

Strumenti disponibili

• Software di riconoscimento vocale: questi strumenti permettono di impartire comandi vocali al computer e di dettare testi senza utilizzare la tastiera. Applicazioni come il motore di ricerca Google integrano già questa tecnologia, rendendola sempre più diffusa e precisa;
• screen reader (lettore dello schermo): un software indispensabile per le persone con gravi problemi di vista (ipovedenti e non vedenti), lo screen reader legge ad alta voce il testo visualizzato sullo schermo. Può risultare utile per tutti i dipendenti, ad esempio per ascoltare un documento invece di leggerlo;
• strumenti integrati nel sistema operativo (es. Windows): i sistemi operativi moderni includono una suite di strumenti di accessibilità nativi:
  • assistente vocale: legge il testo presente sullo schermo;
  • lente di ingrandimento: ingrandisce l’area dello schermo in corrispondenza del puntatore del mouse, facilitando la lettura di testi piccoli o icone;
  • tastiera su schermo: permette di digitare utilizzando un dispositivo di puntamento (come il mouse) o un touchscreen, bypassando la necessità di una tastiera fisica.

L’applicazione efficace di tutte le linee guida fin qui descritte si fonda su una chiara definizione delle responsabilità individuali e aziendali.

Riepilogo delle responsabilità

L’efficacia di questa policy dipende dalla collaborazione attiva e dall’impegno congiunto dell’azienda e di ogni singolo dipendente. La tutela della salute, la sicurezza e il benessere sul luogo di lavoro sono un obiettivo condiviso che richiede un’assunzione di responsabilità da parte di tutti gli attori coinvolti.

Responsabilità del datore di lavoro	Responsabilità del dipendente
Fornire attrezzature informatiche di buona qualità ed ergonomiche (sedie, monitor, ecc.).	Utilizzare correttamente la postazione di lavoro e le attrezzature fornite secondo le presenti linee guida.
Garantire il rispetto del limite massimo di ore al computer e delle pause obbligatorie (15 min ogni 2 ore).	Effettuare pause regolari e attive, alzandosi dalla postazione e muovendosi.
Assicurare una corretta illuminazione e aerazione dell’ambiente di lavoro.	Mantenere una postura corretta e seguire le pratiche di prevenzione dell’affaticamento visivo.
Fornire controlli oculistici periodici e gratuiti ai dipendenti videoterminalisti.	Segnalare tempestivamente al proprio responsabile o all’ufficio preposto eventuali problemi di salute o disagi legati alla postazione di lavoro.
Garantire il corretto smaltimento dei rifiuti elettronici aziendali secondo le normative vigenti.	Adottare pratiche di risparmio energetico e di riduzione degli sprechi (es. stampe non necessarie).